Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du responsable pédagogique et administratif du site
Missions du poste et description des activités
Dans le respect du règlement de la formation professionnelle et des procédures en vigueur, et en conformité avec la démarche qualité, le gestionnaire de formation est chargé de la gestion administrative des formations et du secrétariat du service formation
Le gestionnaire de formation exercera ses activités pour les formations du site mais également pour des formations ayant lieu sur le territoire national en lien avec les chargés de projet formation des territoires concernés et les ingénieurs de formation.
Activités principales
• Accueillir, informer et orienter les stagiaires (téléphone, courrier, mail) ;
• Etablir des devis de formation
• Assurer les formalités administratives d’entrée en formation (dossiers d’inscription, aide au montage des dossiers de financement, gestion des contrats et conventions)
• Assurer le suivi administratif et financier des stagiaires (facturation, gestion de l’assiduité, suivi des parcours sur une application informatique métier dédiée)
• Assurer démarches administratives des formations et diplômes en lien avec le(s) coordonnateur(s) (certification, conseils pédagogiques, jurys, tests de sélection, positionnement, …)
• Secrétariat administratif (courriers, notes, comptes rendus)
Activités annexes :
• Participation aux évènements de l’établissement (journée Portes ouvertes…) et à différents salons
• Gestion logistique concernant les opérations de formation (réservation salles, matériels, repas…)
Champ relationnel du poste
En interne
• Pôle Formation Professionnelle (équipe de direction, responsable pédagogique et administratif, ingénieurs formation, formateurs, gestionnaires de formation)
• Intervenants ponctuels Institut
• Stagiaires
• Services supports de la DT Est
• Chargés de projet « formation » des délégations territoriales
En externe
• Stagiaires
• Organismes certificateurs (DRAJES, DRAAF…)
• Financeurs de la formation professionnelle
• Intervenants extérieurs en formation
• Structures partenaires de formation
Compétences requises pour le poste
Niveau : 1. Initié 2. Pratique 3. Maîtrise 4. Expert
Savoir-faire
- Appliquer les règles de gestions administratives et financières des actions de formation : 3
- Mettre en œuvre la procédure de gestion des actions de formation : 3
- Organisation administrative et documentaire : 1
- Programmer les activités nécessaires pour la réalisation d’une session de formation : 3
- Réaliser le suivi des sessions de formation : 3
- Utilisation de logiciels : 3
- Expression écrite : 3
- Expression orale : 3
- Connaissance de la filière et de ses institutions : 2
- Savoir rendre compte : 2
- Langue étrangère souhaitée : ANGLAIS niveau B2 cadre européen de référence pour les langues (CECRL)
- Savoir travailler en équipe : 3
Savoir-être
- Etre orienté vers l'action et le résultat
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve de discrétion
- Avoir le sens des relations humaines
- Etre orienté vers les usagers
Conditions particulières de travail
Horaires : fixes
Possibilité de travail le week-end ponctuellement
Déplacements ponctuels sur le territoire national
Possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et après une phase de prise de poste
Ce poste donne accès à :
- Un ordinateur portable
- Un téléphone professionnel
- Action sociale
- Participation Mutuelle
- Chèques-vacances : bonification minimale de 25% de l’épargne
CANDIDATURE
Composition du dossier de candidature,
• Un CV,
• Une lettre de motivation
• Pour les agents internes à l’Institut (en plus du CV et lettre de motivation) :
Le formulaire de mobilité
• Pour les fonctionnaires (en plus du CV et lettre de motivation) :
Les trois derniers entretiens professionnels,
Le dernier arrêté de situation administrative,
La notification RIFSEEP.
Date limite de candidature : 22/05/2024
Un accusé de réception est systématiquement envoyé à chaque candidat à réception de son dossier. En cas de non réception dans les 72 heures (jours ouvrés), nous vous invitons à nous contacter par courriel à recrutement@ifce.fr afin de vérifier la bonne réception de votre candidature.