Espace candidat : Détails de l'offre n° E020467

Assistant de gestion H/F

L'essentiel :

  • Lieu de travail : Département 14 Secteur Caen
  • Type de contrat : CDI - Temps plein -
  • Salaire : à définir, selon le niveau d’études et l’expérience du candidat
  • Début de contrat : Dès que possible
  • Secteur d'activité : Santé / Soins
  • Nombre de postes : 1
  • Logement : Non
  • Annonce publiée le 11/04/2019
  • Annonce mise à jour le 20/05/2019

L'entreprise :

  • Le coeur de métier de l'association est d'assurer une veille sanitaire des maladies équines ; d'alerter les autorités sanitaires, les socioprofessionnels et les pouvoirs publics le cas échéant et de gérer les crises sanitaires hors maladies réglementées grâce à un réseau d'alerte et la constitution d'une cellule de crise.

Poste et missions :

  • L’assistant de gestion contribue à la gestion quotidienne de l’association sous l’autorité du directeur tant sur le volet administratif, social et les relations avec les laboratoires et autres partenaires. Il est également amené à travailler en collaboration avec les autres permanents de l’association sur certains dossiers ou projets, notamment en lien avec la communication.

    Missions

    Sous l’autorité du président et du directeur de l’association, et en lien avec ce dernier :
    - Assurer le secrétariat général de l’association
    - Elaborer et organiser le suivi et l’évolution des documents de l’association
    - Assurer le suivi du volet social en lien avec le cabinet comptable
    - Assurer le lien avec les laboratoires d’analyses partenaires, en particulier LABEO
    - Respecter la confidentialité et s’assurer de son respect dans le cadre des activités du réseau

    Activités

    Secrétariat – Administration:
    - Gestion du courrier (préparation, enregistrement, envoi,…)
    - Gestion du fichier clientèle, en particulier pour les vétérinaires sentinelles (inscription, préparation et envoi du matériel dédié)
    - Gestion de l’agenda partagé
    - Organisation des réunions, AG, CA et CST principalement, rendez-vous, déplacements (convocations, logistique, préparation des documents), rédaction de comptes rendus et diffusion
    - Suivi de dossiers, classement et archivage de dossiers et documents spécifiques
    - Mise en place de modèles de documents

    - Prise des appels et redistribution: organisation et priorisation des demandes, respect des délais de réponses, tenue du cahier des appels
    - Suivi des factures et relais avec le cabinet comptable de l’association

    En cas d’absence une suppléance est organisée avec la chargée comptabilité, informatique et communication

    Volet social
    - Gestion des dossiers « personnel» des salariés et stagiaires (constitution, mise à jour, archivage)
    - Suivi des contrats
    - Préparation des salaires (suivi congés, récupérations,…) et enregistrement des fiches de paie
    - Participation à la rédaction et suivi des documents en lien avec le personnel : affichage obligatoire, document unique, visite médicale, etc…

    Laboratoires :
    - Suivi des résultats d’analyses, saisie et récupération des résultats manquants auprès des laboratoires
    - Suivi de la facturation des analyses, suivi des subventions analyses
    - Actualisation du listing des alertes et informations

    Autres :
    - Gestion des stocks et des commandes
    - Participation à la communication interne et externe de l’association
    - Participation à l’information et à l’écoute de la clientèle
    - Assistance des collaborateurs sur des dossiers / projets spécifiques (prise de contact, préparation manifestations, organisation interventions réparation- maintenance,…)

    En accord avec le directeur, veiller à une bonne organisation et répartition du travail, prendre des décisions concernant les problèmes internes, communiquer les changements divers dans la mise en place et l’application de nouveaux documents auprès des autres permanents, des différents partenaires et membres du réseau.

    Modalités

    − Date limite de candidature : 15 mai 2019
    − Date d’embauche : poste à pourvoir dès maintenant
    − Rémunération : à définir, selon le niveau d’études et l’expérience du candidat
    − Contrat : CDI
    − Permis B obligatoire et véhicule personnel


    Formation ou compétence nécessaires

    - Niveau Bac + 2 et expérience dans des postes similaires (polyvalence dans les missions)
    - Très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Internet et messagerie), connaissances dans la gestion de site internet et outils web seraient appréciées
    - Bonnes capacités rédactionnelles
    - Respect de la confidentialité
    - Sens de l’organisation, autonomie, rigueur, adaptabilité
    - Impartialité et esprit d’équipe prononcé
    - Connaissance de base en comptabilité
    - Anglais lu, écrit et parlé (base) fortement apprécié
    - Une connaissance de la filière équine ou du milieu vétérinaire serait un plus

Profil :

  • Expérience : 1 - 3 ans
  • Expérience(s) dans : Administrations / Socio-professionnels, Santé / Soins
  • Niveau de formation : Niveau 6 (Bac + 3/4)
  • Compétences transversales :
    • Permis B (voitures) Exigé
    • Langue 1 : Anglais Intermédiaire Souhaité
    • Informatique : Confirmé

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